I. But et composition de l’association

Article 1er – Dénomination

L’association des doctorants et docteurs d’Assas est désignée par l’acronyme suivant : l’ADDA. Son courriel est : adda.paris2@gmail.com.

Article 2 – Membre

La qualité de membre de l’association est soumise à la signature d’un bulletin d’adhésion sur format papier ou sur format électronique en vertu duquel le signataire s’engage avoir pris connaissance des statuts et du règlement intérieur et manifeste son consentement à être partie au contrat d’association.

L’adhésion à l’association est prise en compte à la date de la notification de l’enregistrement. Celle-ci ne pourra intervenir qu’une fois le bulletin d’adhésion signé et, le cas échéant, la cotisation payée.

L’adhésion à l’association n’a pas à être renouvelée chaque année. La qualité de membre est acquise sans limitation de durée sauf la démission, le décès ou la radiation pour non paiement de la cotisation annuelle pour les membres ordinaires.

Lors de l’adhésion, il est proposé aux doctorants de devenir automatiquement membre émérite une fois son doctorat obtenu. À cette fin, il appartient à ce dernier d’informer l’association de l’obtention de son diplôme. Il pourra alors décider de demeurer, également, membre ordinaire de l’association.

Article 3 – Cotisation

Seuls les membres ordinaires sont tenus du paiement d’une cotisation annuelle à laquelle est attachée le droit de vote lors de l’assemblée générale (art. 6 des statuts).

La cotisation annuelle est due pour l’année civile en cours et doit être renouvelée au 1er janvier de l’année suivante. À cette fin, le trésorier adresse un courriel aux membres de l’association leur rappelant cette obligation. Ces derniers ont jusqu’au 28 février pour réaliser le paiement.

Pour les doctorants inscrits en première année et rejoignant l’association au cours du dernier semestre de l’année civile, leur cotisation vaut tant pour l’année en cours que pour l’année à venir. Ils n’en sont pas moins considérés comme membres ordinaires sur cette première période et ont un droit de vote lors de l’assemblée générale annuelle.

Article 4 – Montant et paiement de la cotisation

La cotisation annuelle à l’association est fixée à 5€. Des cotisations plus importantes peuvent être proposées aux membres de l’association lorsqu’elles donnent droit à l’adhésion à d’autres associations partenaires. L’adhésion à une association tierce ne peut jamais leur être imposée.

Le paiement de la cotisation doit se faire en espèces ou en chèque libellé à l’ADDA ou à l’Association des doctorants et docteurs d’Assas.

Le paiement de la cotisation peut, également, se faire par voie électronique directement sur le site de l’association moyennant le paiement de 0,5€ supplémentaire au titre des frais engendrés par l’opération.

II. Administration et fonctionnement

Article 5 – Bureau

Le bureau est intégralement renouvelé tous les deux ans.

Le Président est élu au scrutin uninominal majoritaire à deux tours.

Pour le renouvellement partiel ou intégral du bureau, le président propose une liste de membres qui est soumise au scrutin majoritaire. Cette liste ne peut excéder le seuil fixé par les statuts (art. 8). Ces scrutins ont lieu à bulletin secret. Si la liste présentée est rejetée, le Président propose une nouvelle liste soumise aux mêmes modalités. Et le processus se renouvelle autant de fois que nécessaire.

Le mandat des membres ainsi désignés, en cas de renouvellement partiel, ne peut excéder celui du bureau et prend fin lors du renouvellement intégral de ce dernier.

La démission d’un membre du bureau n’a aucune incidence sur son fonctionnement. Lorsque le nombre de ses membres est inférieur au seuil fixé par les statuts (art. 8), le bureau pourvoit provisoirement à son remplacement et le Président convoque l’assemblée générale afin de pourvoir à la désignation de nouveaux membres.

Article 6 – Réunion du bureau

Le bureau de l’association se réunit une fois par mois sauf pendant les mois de juillet et août.

Le vote se fait à main levée sauf demande d’un des membres du bureau de procéder par voie de bulletin secret.

À l’issue de chaque réunion, le bureau fixe la date et l’heure de la prochaine réunion. Celle-ci n’a qu’une valeur indicative. Le Président peut discrétionnairement en modifier la date et l’horaire.

Le bureau est convoqué par le Président de l’association par simple courriel dans lequel il fixe l’ordre du jour. Ce dernier n’a qu’une valeur indicative et peut être modifié le jour même par le Président ou à la demande de l’un des membres du bureau.

En cas d’absence, un membre du bureau peut se faire représenter par un autre membre. Chaque membre ne peut être porteur de plus de deux procurations. Cette procuration n’est soumise à aucun formalisme et peut résulter de l’envoi d’un simple courriel au Président de l’association.

Le procès verbal de séance indique le nom des membres du bureau présents, représentés, excusés ou absents. Ces derniers sont ceux dont l’absence est considérée comme illégitime au sens des statuts (art. 10). Sont considérées comme légitimes les seules absences motivées par des raisons professionnelles ou médicales.

Article 7 – Procès verbal du bureau

Il est tenu procès-verbal des séances. Les procès-verbaux sont signés par le président et le secrétaire. Ils sont établis sans blanc, ni rature, sur des feuillets numérotés et conservés au siège de l’association.

Les différentes délibérations du bureau sont formalisées dans le procès verbal.

En début de réunion, le bureau approuve le procès verbal dressé à la suite de la précédente réunion.

Le procès verbal de séance est consultable au siège de l’association par tout membre.

Article 8 – Conseil restreint

Au sein du bureau, il est établi un conseil restreint composé du Président et des vice-présidents habilités à prendre toutes les décisions urgentes ou les décisions déléguées par le bureau.

Article 9 – Vice-président

L’association ne peut compter plus de trois vice-présidents.

Article 10 – Secrétaire

En l’absence du secrétaire, un secrétaire de séance est désigné pour le remplacer. Il est habilité pour signer les procès verbaux.

Article 11 – Trésorier

Le trésorier clôt les comptes au 31 novembre de l’année en cours.

Article 12 – Commissions

Pour son fonctionnement, l’association est composée en commissions librement déterminées par le bureau.

À titre indicatif, celles-ci pourront s’articuler de la manière suivante :

1 commission scientifique, chargée de promouvoir le doctorat, les doctorants et les docteurs en développant des évènements à but scientifique ;

1 commission universitaire, chargée de créer un lien entre l’association, les enseignants-chercheurs et le personnel administratif de l’Université. Elle est chargée, également, de faire remonter les problèmes rencontrés par les doctorants ;

1 commission information carrières, chargée de collecter et diffuser les différentes informations sur les recrutements, débouchés, etc.

1 commission informations sociales et fiscale, chargée de collecter et diffuser lesdites informations ;

1 commission partenariats, chargée de négocier les partenariats et d’en assurer la bonne exécution ;

1 commission professionnelle, chargée de créer un lien entre l’association et le monde professionnel en recherchant, notamment, les docteurs de l’Université n’ayant pas continuer dans une carrière professionnelle ;

1 commission anciens, chargées des relations entre les doctorants et docteurs ;

1 commission bibliothèque, chargée des relations avec les bibliothèques d’Assas et de Cujas ;

1 commission communication et évènementiel, chargée de la communication au sein de l’association et de l’organisation des évènements ne relevant pas des autres commissions.

Article 13 – Fonctionnement des commissions

Chaque commission est présidée par un membre du bureau. Elles sont ensuite composées des membres de l’association qui demeurent libres de ne rejoindre aucune d’entre elles. Les membres peuvent faire partie d’une ou plusieurs commissions.

Chaque commission s’organise sous l’autorité de son responsable. Chaque commission est compétente pour monter des projets dans son champ de compétence.

Lorsqu’un membre souhaite porter un projet dans le cadre de l’association, il s’adresse à la commission compétente.

Les différents projets portés par les commissions doivent être ratifiés par une délibération du bureau de l’association. Le bureau peut, également, proposer d’autres projets aux commissions.

Article 14 – Participation des membres aux commissions

Lors de leur adhésion, les membres peuvent faire le choix de s’investir ou non dans l’association. Dans cette première hypothèse, il leur est proposé, par courriel, de rejoindre la commission de leur choix.

Un membre peut à tout moment rejoindre une autre commission.

Article 15 – Assemblée générale

L’assemblée générale est composée de tous les membres de l’association ayant été enregistrés comme tels au plus tard la veille de la date fixée pour sa réunion. La date d’enregistrement correspond à la date d’adhésion telle que définie à l’article 2.

Sont seuls convoqués à l’assemblée générale, selon les formalités prévues par les statuts (art. 16), les membres enregistrés au moins un mois et demi avant la date fixée pour celle-ci.

Les membres enregistrés postérieurement à cette date sont convoqués par simple courriel du Président de l’association sans que les délais prévus par les statuts ne puissent lui être opposés.

Les membres présents émargent la feuille de présence dressée pour l’occasion en leur nom personnel et, le cas échéant, en leur qualité de représentant d’un autre membre. Celle-ci est annexée au procès verbal.

Le secrétariat accuse réception des candidatures au poste de Président.

Lorsqu’un point est inscrit à l’ordre du jour à la demande d’un membre, le bureau fait connaître son intention de vote.

Article 16 – Procès verbal de l’assemblée générale

Le procès verbal est établi sans blanc, ni rature, sur des feuillets numérotés et conservés au siège de l’association. Il est signé par le président et le secrétaire.

Il indique le nom des membres présents, représentés ou excusés.

Dans un délai d’un mois suivant l’assemblée générale, le procès verbal est envoyé à l’ensemble des membres de l’association. Faute de demande de rectification par un membre présent ou représenté sous 48h, le procès verbal est réputé approuvé et définitif. En cas de demandes de rectification, le secrétaire modifie le procès verbal et le communique de nouveau à l’ensemble des membres qui dispose également de nouveau d’un délai de 48h pour faire connaître leurs éventuelles remarques.

Article 17 – Communication

Lors de leur adhésion, les membres de l’association doivent pouvoir choisir quelles informations leur seront adressées de la part de l’association. À cet effet, il est proposé à ces derniers d’opter entre trois catégories d’informations, à savoir :

mails d’information des évènements de l’ADDA ;

mail hebdomadaire de diffusion d’informations diverses notamment de nos partenaires ;

mail contenant des offres d’emploi.

À cette fin, 4 listes de diffusion sont mises en place : trois renvoyant auxdites catégories et une liste institutionnelle permettant la convocation aux assemblées générales.

À tout moment, un membre doit pouvoir se désinscrire d’une des listes de diffusion.

Article 18 – Priorité dans la communication

Les informations détenues par l’association sont prioritairement adressées à ses membres.

À l’issue d’un certain délai elles sont plus largement diffusées auprès de tout intéressé par voie des réseaux sociaux et, le cas échéant, du site internet de l’association.

Article 19 – Modification du règlement intérieur

Les modifications du présent règlement intérieur sont proposées par le bureau et approuvées par l’assemblée générale ordinaire.
Fait à Paris et adopté par l’assemblée générale du 17 décembre 2013.